Stadsfullmäktige
Protokoll 18.03.2024/Paragraf 9

STF 18.03.2024 § 9  

584/00.02.10.00/2023  

Mer information:

bildningsdirektör Mikael Flemmich, tfn 040 733 0264

fornamn.efternamn@grankulla.fii

Ledamot Fredrik Waselius med flera har under sammanträdet 13.11.2023 lämnat in en fullmäktigemotion om digitalisering av arkivet med lokalhistoriskt material (bakgrundsmaterial).

Grankulla stads lokalhistoriska arkiv inledde sin verksamhet i början av 1990-talet. Arkivets uppgift är att på lokalnivå samla, ordna och bevara lokalhistoriskt material och instruera personer som är intresserade av arkivets samlingar. Arkivet finns fysiskt i Villa Junghans huvudbyggnad.

Det lokalhistoriska arkivet innehåller idag en fotosamling som består av cirka 4000 bilder och diabilder. Temat för bilderna är Grankulla och majoriteten av dem är bilder på fastigheter i staden. Materialet är samlat och strukturerat enligt fastigheternas adress och listat i ett kartotek.

Annat material som finns i arkivet är lokala föreningars material, lokaltidningar från 1912 och framåt, kartor, byggnadsritningar, tidningsurklipp med mera.

Förutom samlingarna på Villa Junghans finns i stadens utrymmen i Odenwalls källare också en så kallad Skolsamling. Den samlingen ägs av Stiftelsen Grankulla samskola sr. och dit hör material från tiden då Grankulla Svenska Samskola var privatskola. Samlingen är omfattande och består av fotografier, betyg, korrespondens, uppstoppade djur och kartor samt apparatur och mätare som använts i undervisningen av fysik, kemi och matematik.

Stadens tidigare kultursekreterare byggde upp de lokalhistoriska samlingarna under sitt arbete. Hen har också efter anställningens slut tagit emot material till samlingarna och arbetat ideellt för stadens lokalhistoria. Just nu har arkivet en anställd som skannar in fotografisamlingen. Hen svarar också på de förfrågningar som kommer till arkivet om bilder till projekt eller privata frågor om gamla byggnader.

Under de senaste åren har Kulturtjänsterna arbetat på en strategi för det lokalhistoriska arkivet. I samarbete med sakkunniga från Mellersta Nylands regionala ansvarsmuseum har de följande behoven tagits fram:

Arkivet på Villa Junghans

Den information som finns samlad rörande fotografierna är mycket begränsad, det rör sig ofta om enbart ett årtal och en adress. Det skulle vara viktigt att samla in och skriva ner mer information vid varje enskilt fotografi.

Fotografierna borde finnas tillgängliga digitalt och vara sökbara i Finna istället för på Flickr.

Resten av materialet på Villa Junghans borde gås igenom, numreras och arkiveras.

Arkivutrymmet på Villa Junghans är inte ändamålsenligt i det skick som det är nu. Det behövs UV-film samt rullgardiner för fönstren. Det ideala utrymmet för förvaring av bilder är ett mörkt, svalt rum med jämn temperatur. Fotografierna bör förvaras i med ändamålsenliga bildpåsar.

Skolsamlingen på Odenwall

Den skolrelaterade samlingen i Odenwalls källare bör gås igenom och listas. Samlingen är så omfattande att det inte är möjligt att göra beslut om dess framtid utan att ha en överblick över vad som finns där.

I skolsamlingen finns det ett antal uppstoppade djur och instrument och mätare som ska göras av med på ett säkert sätt. De kan innehålla formaldehyd och kvicksilver.

Utrymmena är inte anpassade för förvaring av museiföremål och samlingen är inte skyddad för solljus eller vattenskador. Ett beslut bör fattas om utrymmena bör anpassas eller materialet ska flyttas.

Då skolsamlingen inte ägs av Grankulla stad kommer inte den att tas om hand av Kulturtjänsterna, trots att vi utrett det behov som finns. Men vi handleder och hjälper gärna till om Stiftelsen Grankulla samskola inleder arbetet med att ta hand om samlingen.

Katalogisering och offentlig delning av vårt material

I samråd med Mellersta Nylands regionala ansvarsmuseum har vi utvärderat de möjligheter som finns för katalogisering och offentlig delning av en liten samling med små resurser. De tjänster som grannstäderna eller offentliga museum använder sig av är alldeles för dyra för oss, så vi har tipsats om Desky som enbart kostar några hundra euro per år.

Desky är ett katalogiseringsverktyg som utvecklats av Webbhuset och för tillfället administreras av Finlands svenska hembygdsförbund. Med hjälp av Desky kan allt material som samlats ihop sättas in och kategoriseras och vår samling kan äntligen bli ett sökbart arkiv. Verktyget följer godkända nationella standarder (bla Spectrum) vilket gör att det finns möjlighet att i framtiden göra materialet sökbart i exempelvis FINNA. Via verktyget kan valda objekt (föremål, fotografier, arkivmaterial) kan visas på föreningens egen webbsida.

Förslag

Grankulla stads Kulturtjänster har inte resurser att kontinuerligt ha en arkivanställd och samlingarna kan inte skötas enbart med frivilligarbete. Så det ligger i vårt intresse att projektanställa en sakkunnig som gör om samlingen till en sökbar och överskådlig helhet.

Under 2024 anställs en projektanställd som inleder arbetet med att föra in samlingen som finns på Villa Junghans i Desky. Personen i fråga ska bygga upp en för arkivet ändamålsenlig struktur som framöver kan fyllas på med mer material.

Den projektanställdas lön tas ur Kulturtjänsternas produktionsbudget för 2024.

Stadsstyrelsen:

Fullmäktige antecknar för kännedom ovanstående som svar på fullmäktigemotionen om digitalisering av arkivet med lokalhistoriskt material och konstaterar att motionen är slutbehandlad.

Beslut:

Beslutsförslaget godkändes.

Bakgrundsmaterial:

Fullmäktigemotion