Stadsfullmäktige
Protokoll 20.05.2024/Paragraf 16

STF 20.05.2024 § 16  

210/02.08.00.00.00/2023  

Mer information:

revisionsutskottets ordförande Tuula Lehmuskoski, tfn 040 733 1109

ekonomiexpert Katri Seppäläinen, tfn 050 567 5623

stadsjurist Lena Filipsson-Korento, tfn 050 3540121

fornamn.efternamn@grankulla.fi

Avtalet som staden ingått år 2019 med KPMG Julkistarkastus Oy om revisionstjänster gick ut efter att revisionsberättelsen för räkenskapsperioden 2022 blivit överlämnad och stadsfullmäktige hade godkänt bokslutet, alltså 19.6.2023. Upphandlingen av revisionstjänster för räkenskapsperioden som börjar år 2023 fördröjdes och det har inte varit möjligt att genom konkurrensutsättning få ett nytt avtal som skulle vara i kraft genast när det nuvarande avtalet löpte ut. Därför anskaffade staden tjänsterna som en småskalig upphandling av samma leverantör. Avtalet från år 2019 förnyades med en avtalsperiod på ett år med de gällande avtalsvillkoren förutom i fråga om priset. Priset för lagstadgad revision (staden inklusive dotterbolag) fastslogs till 650 euro/dag och för sekreterartjänster till 90 euro/timme (dagspriset är därmed 675 euro).

Revisionsutskottet har under sitt sammanträde 21.9.2023 (§ 29) beslutat att staden i fråga om lagstadgad revision och stödtjänster för revisionsnämnden ansluter sig till det dynamiska upphandlingssystemet för revisionstjänster, Revisionstjänster 2020–2025, som Hansel har konkurrensutsatt för kommuner. När det gäller minikonkurrensutsättning ska staden till behövliga delar använda Hansels experttjänst. I enlighet med villkoren i det dynamiska upphandlingssystemet ska ett upphandlingsavtal ingås före det dynamiska upphandlingssystemet upphör (senast 30.4.2025) och giltighetstiden för upphandlingsavtalet ska upphöra senast 30.6.2027. I upphandlingssystemet fanns fem avtalsleverantörer, varav endast tre erbjuder tjänster för den offentliga förvaltningen.

Enligt 14 § i kommunallagen beslutar fullmäktige om valet av revisorer.

De externa revisionstjänster som staden ska anskaffa är följande:

-          lagstadgad revision i enlighet med kommunallagen för Grankulla stad

-          revision för Grankulla stads dotterbolag

-          sekreterartjänster för revisionsutskottet.

I stadskoncernen ingår följande dotterbolag: (äganderätt)

-          Oy Granilla Ab, 100 %

-          Kiinteistö Oy Jermu, 100 %

-          Kauniaisten Paikallislehti Oy – Ab Grankulla Lokaltidning, 100 % (småskalig affärsverksamhet)

-          Asunto Oy Bredantie 15, 100 % (ingen egentlig verksamhet)

-          Kiinteistö Oy Juus-Fastighets Ab, 51 % (inte en upphandlingsenhet).

I upphandlingsförfarandet väljs en (1) leverantör, som staden ingår avtal med.

Konkurrensutsättningen baserade sig på Hansels dynamiska upphandlingssystem Revisionstjänster 2020–2025 (DPS). I konkurrensutsättningen använde sig staden av Hansels experttjänst. Före offertbegäran förde staden en marknadsdialog med de leverantörer som godkänts till det dynamiska upphandlingssystemet om föremålet för upphandlingen och materialet till offertbegäran. Staden skickade 30.1.2024 en offertbegäran till alla godkända leverantörer i det dynamiska upphandlingssystemet.

Före utsatt tid för inlämning av anbuden 28.2.2024 kl. 12:00 fick staden in anbud från två anbudsgivare, KPMG Oy och BDO Audiator Oy.

Båda anbuden motsvarade offertbegäran.

Jämförelse av anbuden

Av anbuden väljer vi den med det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet genom att iaktta dessa jämförelsegrunder:

1. Pris: betydelse 40 poäng.

2. Kvalitet: betydelse 60 poäng.

Prisjämförelse

Vi jämförde priserna i enlighet med det angivna i offertbegäran utgående från det totala jämförelsepriset på prisblanketten (bilaga 4 till offertbegäran). Anbudsgivarna skulle mata in jämförelsepriset under ”Hankinnan kohteen kriteerit” (sv. Kriterierna för upphandlingsföremålet). Vi bedömde priserna med följande formel: billigaste jämförelsepriset / jämförelsepriset i offerten * 40.

Prisjämförelsen framgår av bilagan Jämförelse av anbuden. Bilagan är i sin helhet INTE OFFENTLIG fram till fullmäktiges upphandlingsbeslut.

Anbudsgivarnas prispoäng:

Anbudsgivare 1: 32,01

Anbudsgivare 2: 40,00.

Kvalitetsjämförelse

I offertbegäran meddelade vi den vikt priserna har i jämförelsen och poängsättningen.

Kvalitetsjämförelsen framgår av bilagan Jämförelse av anbuden. Bilagan är i sin helhet INTE OFFENTLIG fram till fullmäktiges upphandlingsbeslut.

Slutresultatet av kvalitetsjämförelsen är:

Anbudsgivare 1: 53,11

Anbudsgivare 2: 58,03.

Totalpoäng

De offerter som jämfördes i anbudsförfarandet placerade sig i följande rangordning:

Det totalekonomiskt bästa anbudet gav anbudsgivare 2.

Vi kan konstatera att jämförelsepriset inte nödvändigtvis är detsamma som priset på den årliga ersättningen eftersom mängden köpta tjänster kan variera från år till år. När det gäller prisökningen bör vi beakta att priserna i det föregående avtalet varit fasta sedan år 2019 med undantag av prisjusteringen på cirka 10 % som gjordes förra året i fråga om lagstadgad revision och sekreterartjänster. Den vinnande anbudsgivarens prisblankett finns som bakgrundsmaterial (INTE OFFENTLIG).

Revisionsutskottet:

Fullmäktige beslutar att välja anbudsgivare 2 till revisor för staden och koncernens dotterbolag för avtalsperioden 1.8.2024–30.6.2027.

..........

Revisionsutskottets ordförande Tuula Lehmuskoski redogjorde för upphandlingen av revisionstjänster.

Beslut:

Fullmäktige beslutade att välja anbudsgivare 2, KPMG Oy, till revisor för staden och koncernens dotterbolag för avtalsperioden 1.8.2024–30.6.2027.

Bilagor:

INTE OFFENTLIG - Jämförelse av anbuden, upphandling av revisionstjänster för avtalsperioden 1.8.2024-30.6.2027

Bakgrundsmaterial:

INTE OFFENTLIG - Prisblankett, anbudsgivare 2, upphandling av revisionstjänster för avtalsperioden 1.8.2024-30.6.2027

Distribution:

Anbudsgivarna