Kaupunginhallitus
Protokoll 13.04.2026/Paragraf 55

KH 13.04.2026 § 55  

184/01.01.00.00/2026  

Lisätiedot:

henkilöstöjohtaja Maari Valli, puh. 040 670 8856

kaupunginjohtaja Christoffer Masar, puh. 050 411 0163

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kilpailutuksen tilannekatsaus

Kaupunginhallitus päätti 26.5.2025 (§ 85), että käynnistetään kilpailutus ulkoisen kumppanin valinnasta, joka vastaa HR- ja optiona palkkajärjestelmän kilpailutus- ja hankintaprosessista sekä käyttöönotosta. Kaupunginhallitus päätti edelleen, että edellä mainitun ulkoisen kumppanin tehtäväksi annetaan tarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen palkkapalveluiden ulkoistamiselle. Lisäksi kaupunginhallitus valtuutti kaupunginjohtajan hyväksymään ja allekirjoittamaan julkaistavat tarjouspyynnöt. Ulkoisesta kumppanista aiheutuvat kustannukset päätettiin rahoitettavan kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan kustannuspaikalta.

Kilpailutuksen kumppaniksi valikoitui Fasilor Oy, joka on vastannut projektisuunnitelmasta ja hankkeeseen liittyvistä lukuisista asiakirjoista sekä työpajatyöskentelyiden vetämisestä. Alkuvuodesta valmisteltiin tietopyynnön asiakirjat ja julkaistiin tietopyyntö julkisten hankintojen virallisessa julkaisukanavassa Hilmassa. Tietopyynnön tarkoituksena oli avata markkinoille tieto tulevista hankinnoista ja pyytää markkinatoimijoita ilmoittamaan kiinnostuksensa hanketta kohtaan sekä antaa näille mahdollisuus kommentoida alustavia suunnitelmia. Tietopyyntö ei ole ollut kumpaakaan osapuolta velvoittava. Tietopyyntöön vastasi kuusi toimijaa, joista kaksi on sittemmin jättäytynyt pois.

Maaliskuun lopussa julkaistiin hankinnasta ennakkoilmoitus Hilmassa. Huhtikuussa järjestetään neljän toimittajan kanssa Demo-tapaamiset, joissa toimittajat esittelevät ennakolta sovittuja järjestelmän ominaisuuksia ja prosessikulkuja. Huhtikuussa järjestetään myös toinen tapaaminen ko. toimittajien kanssa, jossa keskitytään palkkapalveluiden ulkoistamiskysymyksiin. Tilaisuudessa saatavien tietojen myötä hankinnan tarjouskilpailuasiakirjoja voidaan edelleen tarkentaa ennen julkaisua. Tarjouspyyntö tulee sisältämään lukuisia asiakirjoja mukaan lukien 2 eri sopimusta ja 2 alasopimusta liitteineen.

Huhti-toukokuun aikana julkaistaan viralliset tarjouspyynnöt. Tavoiteaikataulun mukaan tarjoajien valinta ja sopimusten allekirjoitus tapahtuvat lokakuussa 2026. Tämän jälkeen alkaa käyttöönottoprojekti, joka kestänee 6–8 kuukautta. Käyttöönoton aikana uusi HR-järjestelmä rakennetaan ja testataan käyttökuntoon sekä varmistetaan prosessien toimivuutta. Myös palkkapalvelun onnistumista testataan testiportaalin puolella, mikä tarkoittaa sen testaamista, miten palkka-aineisto kulkee ja saapuu oikein maksuun. Todennäköisesti palkkapalvelun ulkoistus tulisi tapahtumaan HR-järjestelmän käyttöönoton hetkellä, mutta tarkemmasta aikataulusta ja mahdollisista muista vaihtoehdoista keskustellaan toimittajien kanssa huhtikuun markkinavuoropuhelun aikana sekä tarvittaessa myöhemmin erikseen valitun toimittajan kanssa.

Ulkoistamiseen liittyvien henkilötietojen takia hankintamenettelyksi on valittava joko rajattu menettely tai neuvottelumenettely. Kaikki halukkaat toimittajat voivat ilmoittautua valittuun menettelyyn tarjoajiksi, mutta vain hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla hankintailmoituksessa tms. esitettyjä soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia sekä arviointiperusteita. Koska hallintosäännössä ei ole tällaisen välipäätöksen tekemistä delegoitu viranhaltijalle, esitetään aikataulusyistä, että kaupunginjohtaja oikeutetaan valitsemaan ehdokkaat jatkomenettelyyn. Hankkeen aikataulu on kireä ja käyttöönotto tulee saada tehtyä keväällä 2027, muuten hanke saattaa venyä kesälomien yli. Tästä syystä esitetään myös, että kaupunginjohtaja voi tarvittaessa tehdä myös varsinaisen hankintapäätöksen.

Henkilöstöjohtaja esittelee kilpailutusprosessin (oheismateriaalina, ei julkaista) tarkemmin kokouksessa.

HR-palvelut

Hankintaprosessin jälkeen, kun ulkoistaminen on toteutunut, kaupungin HR-palveluissa on vain yksi työntekijä henkilöstöjohtajan lisäksi. Kaupunginhallitukselle tuotiinkin jo 26.5.2025 esiin, että mikäli palkkapalvelut ulkoistetaan, tulisi HR osaamista vahvistaa kaupungilla. Sen vuoksi esitetään nyt, että kaupungille perustetaan kaksi uutta HR-resurssia varmistamaan HR-palveluiden nykyaikaistaminen, lakisääteisten henkilöstöhallinnon tehtävien asianmukainen hoitaminen sekä varmistamaan HR- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen. Uudet resurssit tarvitaan HR-järjestelmän ja uusien toimintamallien käyttöönottoon organisaatiossa; muun muassa esihenkilöiden ohjaukseen ja neuvontaan sekä viestintään.

Lisäresurssi on tarpeen saada jo järjestelmän käyttöönottovaiheeseen. Käyttöönoton tavoitellun aikataulun takia ehdotetaan, että kaupunginhallitus jo nyt päättää perustaa kaksi HR-asiantuntijan tehtävää. Varsinainen rekrytointi ja lisämäärärahatarve kohdistuvat käytännössä syksyyn.

Kaupunginjohtaja Christoffer Masar:

……….

Henkilöstöjohtaja Maari Valli selosti asiaa.

Kaupunginjohtaja muutti päätösesityksensä seuraavaksi:

3.1 Pohjaesityksen muuttaminen ( e) kohta) (Masar Christoffer)

e) perustaa kahden HR-asiantuntijan työsopimussuhteisen tehtävän, josta toinen on vakituinen ja toinen kahden vuoden määräaikaisuus

Päätös:

Oheismateriaali:

EI JULKAISTA - Kilpailutusprosessin esittely