Kaupunginhallitus
Protokoll 25.01.2021/Paragraf 10

395/02.08.00/2020

SOVV 09.12.2020 § 103

Lisätietoja:

tietohallinnon kehittämispäällikkö Tuija Gustavsson, puh. 050 337 4997

sivistystoimenjohtaja Heidi Backman, puh. 050 566 8800

oppimisympäristöjen kehittäjä Taru Hakulinen, puh. 050 331 3371

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

DigiOne-hanke

DigiOne-hankkeessa toteutetaan oppimisen ja koulutuksen järjestelmiä yhteen kokoava valtakunnallinen digitaalinen alusta, jossa on koottuna käyttäjäystävällisesti kaikki opettajan, oppijan, rehtorin, huoltajien ja hallinnon käyttämät tiedot, järjestelmät ja palvelut. Alustan tavoitteena on kasvaa opetusalan valtakunnalliseksi digitaaliseksi ekosysteemiksi, johon myös muut opetuksen järjestäjät ja alan toimijat voivat liittyä ja joka kattaa palvelut varhaiskasvatuksesta toiselle asteelle asti. Tavoitteena on luoda hyötyä kaikille ekosysteemin toimijoille. Digitaalisen alustan ominaisuudet toteutetaan alusta asti suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Hankkeen tavoitteena on edistää oppimista ja luoda hyvinvointia pitkäjänteisesti. Taustalla ovat myös uusien opetussuunnitelmien edellyttämät muutokset ja digitalisaation tuomat mahdollisuudet, joiden hyödyntämistarve on korostunut entisestään kevään 2020 poikkeusolojen aikana.

Hankkeessa suunniteltavan ja rakennettavan digitaalisen palvelualustan sekä ekosysteemin tarkoituksena on tukea opettajaa toteuttamaan uutta opetussuunnitelmaa ja tulevaisuuden pedagogista otetta. Paikalliset ja eri kieliryhmien opetussuunnitelmat tulevat myös näkyviin alustassa. Tavoitteena on auttaa oppijaa keskittymään oppimiseen ja opettajaa oppimisen tukemiseen sekä tarjota yhdenvertaisemmat lähtökohdat oppimiselle. Järjestelmiä integroivan palvelualustan avulla haetaan mahdollisuuksia automatisoida työtä ja koota yhteen tietoa eri lähteistä johtamisen ja päätöksenteon tueksi.

Vantaan kaupungin tietohallinto ja opetustoimi aloittivat vuonna 2018 esiselvityksen opetuksen palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden uudistamiseksi. Käytössä oleva järjestelmäkenttä on erittäin hajanainen sekä toiminnallisesti että teknisesti ja nykyjärjestelmistä osa on selkeästi elinkaarensa loppuvaiheessa. Selvityksessä havaittiin, että haluttua kokonaisratkaisua ei ole saatavana markkinoilla.

Vantaan kaupunginhallitus päätti 20.5.2019 (11 §), että Vantaa hakee DigiOne-hankkeelle Business Finland Oy:n rahoitusta. Samalla kaupunginhallitus sitoutui siihen, että mikäli Business Finland Oy rahoittaa hanketta, osallistuu Vantaa rahoitukseen saman suuruisella rahoituksella kuin Business Finland Oy. Business Finland Oy teki 18.6.2019 päätöksen (julkisten toimijoiden kehittämistoiminnan rahoituspäätös 1147/31/2019), jonka mukaan se osallistuu hankkeen rahoitukseen 5,4 miljoonalla eurolla. Business Finland Oy:n päätöksen jälkeen Vantaan kaupunginhallituksen sitoutumispäätös on astunut voimaan ja hankkeen arvioitu suuruus on 10,8 miljoonaa euroa.

Liittymissopimus

Liittymissopimuksen tarkoituksena on sopia Kauniaisten liittymisestä edelläkävijäkuntana yhteistyösopimuksen osapuoleksi. Kauniainen liittyy sopimuksen allekirjoituksin yhteistyösopimuksen sopimusosapuoleksi ja saa ne oikeudet ja velvollisuudet, jotka yhteistyösopimuksessa on määritetty ryhmään "Muut edelläkävijäkunnat" kuuluvalle sopimusosapuolelle.

Yhteistyösopimus

Yhteistyösopimus on DigiOne hankkeen perustamisasiakirja.

Espoo, Oulu, Tampere, Turku, Vantaa ja Tiera ovat solmineet DigiOne Yhteistyösopimuksen (jäljempänä "Yhteistyösopimus"). Yhteistyösopimuksella kaupungit ja Tiera ovat sopineet kasvatuksen ja koulutuksen DigiOne palvelualustan rakentamisesta sekä yhteistyöstä, jolla palvelualusta ja sen ympärille muodostuva ekosysteemi toteutetaan.

Yhteistyösopimuksen mukaan sopimukseen voi hankkeen aikana lisäksi liittyä edelläkävijäkunnaksi enintään kolme kuntaa edellyttäen, että kaikki edelläkävijäkunnat hyväksyvät liittymisen eikä liittyminen vaaranna Tieran sidosyksikköasemaa.

Yhteistyösopimuksen kohdassa 7.7 todetaan uusien edelläkävijöiden liittymisestä seuraavaa, jonka perusteella liittymissopimus on laadittu:

Sopimukseen Edelläkävijäkunniksi edellä mainittujen kuntien jälkeen liittyvillä kunnilla on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin ensivaiheessa liittyneillä Edelläkävijäkunnilla. Liittymishetkellä Sopimuksen liitteenä 1 olevaa maksuliikennekuvausta täsmennetään siten, että Liittyjän Pakollinen liittymismaksu lisätään siihen siten, että uusien kuntien liittyminen Hankevaiheen aikana ei vähennä ensivaiheessa liittyneiden Edelläkävijäkuntien Pakollisia liittymismaksuja, vaan Pakolliset liittymismaksut käytetään ensisijaisesti Edelläkävijäpalautuksien maksuun ja toissijaisesti tarvittaessa DigiOnessa havaitun virheen korjaamiseen sekä kolmassijaisesti DigiOnen jatkokehityksen rahoittamiseen.

Jo hankkeen käynnistyessä oli selvää, että DigiOne-alustaan halutaan mukaan mahdollisimman monia palvelu- ja järjestelmätoimittajia, kuntia ja kaupunkeja sekä muita alaan liittyviä toimijoita. Tavoite kansallisesti skaalautuvan järjestelmän kehittämisestä on ollut myös Business Finland Oy:n rahoituksen perusteena. Hankkeen käynnistymisen jälkeen Vantaa, Espoo, Oulu, Tampere ja Turku (jäljempänä Edelläkävijäkunnat) sekä Kuntien Tiera Oy (jäljempänä Tiera) ovat neuvotelleet yhteistyösopimuksen, jonka mukaan Edelläkävijäkunnat ja Tiera toteuttavat DigiOnen yhteistyössä.

Yhteistyö mahdollistaa kuntakentässä merkittävät kokonaissäästöt, kun omien alustojen rakentamisen sijaan kunnat toteuttavat alustan yhdessä ja voivat hyödyntää Business Finland Oy:n 5,4 milj. euron rahoitusta Vantaan toimiessa hankkeen isäntäkuntana. Yhteistyösopimus hyödyttää kaikkia ekosysteemin osapuolia, koska DigiOnen rakentamisvaiheessa voidaan huomioida kuntakäyttäjien tarpeet sekä tarjota kolmansille osapuolille, kuten oppimisen palveluiden tuottajille, yhtenäinen ja laajalti kuntakentän käytössä oleva ekosysteemi. Yhteistyösopimus ja kaikkien Edelläkävijäkuntien mukanaolo hankkeessa takaa myös sen, että digitaalisen opetuksen pelisääntöjä parhaillaan luova opetus- ja kulttuuriministeriö voi osallistua mahdollisesti tulevan rahoittajan ja neuvonantajan roolissa ekosysteemin kehittämiseen. Näin Edelläkävijäkuntien näkemyksiä huomioidaan myös kansallisen lainsäädännön, asetusten ja ohjeistuksen valmistelussa.

Yhteistyösopimus jakautuu hankevaiheeseen sekä jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen.

Hankevaiheessa Edelläkävijäkuntien ja Tieran on tarkoitus kehittää DigiOne ekosysteemiä ja palvelualustaa yhdessä ekosysteemiin kuuluvien palveluiden tuottajien kanssa siten, että jatkossa ratkaisu on käytössä useissa eri kunnissa ja että muut kunnat osaltaan osallistuvat DigiOnen jatkokehittämisen kustannuksiin. Hankkeen tavoitteena ei ole voiton tuottaminen, vaan kuntien varhaiskasvatuksen ja koulutuksen palvelujen tuottamista helpottavan yhteisen palvelualustan ja sen ympärille rakentuvan ekosysteemin luominen.

Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheeseen siirryttäessä DigiOne luovutetaan Tieran hallinnoitavaksi ja sitä kehitetään tarkoituksena saattaa ekosysteemi mahdollisimman laajasti käytettäväksi. Tiera markkinoi palvelua omistaja-asiakkailleen. Kun DigiOnen käyttäjäksi liittyy uusia kuntia, Tiera sitoutuu käyttämään liittymismaksut ekosysteemin jatkokehitykseen. Hanke on myös neuvotellut mahdollisesta muusta rahoituksesta jatkokehitykseen.

Yhteistyösopimuksen sisältö

Yhteistyösopimuksen mukaan Edelläkävijäkunnat ja Tiera ohjaavat hanketta yhteisen ohjausryhmän sekä muiden hankkeen hallintamallin toimielinten kautta. Yhteistyösopimuksessa osapuolet sopivat allianssimallin kaltaisesta toimintavasta, jossa osapuolet sitoutuvat toimimaan DigiOnen parhaaksi -periaatteen mukaisesti ja kantavat yhdessä Hankkeeseen liittyvät vastuut.

Jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOnea hallinnoidaan Tieran hallintamallin mukaisesti siten, että DigiOne ympärille muodostetaan oma liiketoimintayksikkö.

Yhteistyösopimuksen mukaan DigiOne-hankkeen keskeisimmät tehtävät ovat

-          DigiOnen määrittely palvelumallissa kuvatun vähimmäistason ylittäviltä osin ja suunnittelu yhteistyösopimuksessa määritellyn hallintamallin mukaisesti;

-          DigiOnen toteuttaminen, osakokonaisuus kerrallaan, ketteriä menetelmiä noudattaen sekä palvelun tuotteistaminen liittyjille ottaen huomioon erilaiset palvelutarpeet;

-          Osakokonaisuuksien pilotointi Vantaalla ja tarvittaessa muilla edelläkävijäkunnilla.

Edelläkävijäkuntien tehtäviin kuuluu hankevaiheessa liittymismaksujen sekä ylläpito- ja muiden sopimuksen mukaisten maksujen suorittaminen, sopimuksen mukaisten resurssien asettaminen hankkeen käyttöön ja hankkeen yhteishallintoon osallistuminen sopimuksen hallintamallin mukaisesti.

Vantaa toimii hankkeen isäntäkuntana, joten Vantaan tehtävänä on hankevaiheen aikana hoitaa ohjausryhmän ja muiden hankkeen aikaisen hallintamallin elinten linjausten täytäntöönpano siten, että hanke toteutetaan sopimuksen, hankesuunnitelman ja rahoitusehtojen mukaisesti.

Tiera luovuttaa hankkeen käyttöön sopimuksen resurssisuunnitelmassa kuvatut resurssit korvauksetta tai resurssisuunnitelmassa määritettyä korvausta vastaan sekä tarjoaa Tieran integraatioalustan ja integraatioalustaan tehtävät päivitykset ja kehittämistyön DigiOne ekosysteemin käyttöön.

Hankkeen päättyessä ja jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen alkaessa DigiOnen omistajuus siirretään Tieralle. DigiOnen käyttöönotot tapahtuvat liittyjä- ja osakokonaisuuskohtaisesti Tieran toimesta. Lisäksi Tieralle kuuluu DigiOnen ylläpito, markkinointi ja jatkokehitys sekä palvelun saattaminen valtakunnallisesti käytettäväksi. Edelläkävijät sitoutuvat sopimuksessa DigiOnen käyttöön ja ylläpitomaksujen suorittamiseen Tieralle vuoden 2028 loppuun saakka.

Koska kyse on osapuolten yhteiseen käyttöön kehitettävää DigiOne ekosysteemiä koskevasta yhteistyösopimuksesta, sopimusta ei voida irtisanoa, vaan Edelläkävijäkunnat ja Tiera ovat sitoutuneet sopimuksen mukaisiin velvoitteisiin vuoteen 2028 saakka. Sopimuksen purkaminen on mahdollista vain toisen osapuolen oleellisen sopimusrikkomuksen perusteella. Yhteistyösopimukseen sisältyy neuvotteluvelvoite hankkeen häiriötilanteissa.

Osapuolten maksuvelvoitteet ja edelläkävijäpalautus Vantaalle

Liittymismaksun liittyjäkohtainen osuus on 20 000 euroa/liittyjä. Lisäksi suoritetaan oppijakohtaista osuutta 10 euroa/oppija.

Edelläkävijäkuntien pakolliset liittymismaksut ovat nykyisten oppijamäärien mukaan laskettuna seuraavat:

Perusylläpitomaksun suuruus on hankevaiheessa 1 euro/oppija/kk ja sitä maksetaan hankevaiheen aikana 10 %:sta Edelläkävijäkunnan perusopetuksen ja lukion ppijoista. Perusylläpitomaksua maksetaan siitä hetkestä lukien, kun ensimmäinen hankkeen osakokonaisuus on luovutettu Tieralle. Mikäli Edelläkävijäkunta on lisäksi ottanut DigiOnen hankevaiheessa tuotantokäyttöön varhaiskasvatuksen tai ammatillisen koulutuksen osalta, maksaa Edelläkävijäkunta näistä oppijoista niiden tuotantokäytön aloittamisesta lukien edellä määrätyn mukaista perusylläpitomaksua tosiasiallisen oppijamäärän mukaan.

Ohjausryhmällä on valtuudet linjata ylläpitomaksun suuruutta vastaamaan todellisia kustannuksia tai hankkeen keskeyttämisestä. Ylläpitomaksun tavoitetaso on jatkokehitys- ja ylläpitovaiheessa DigiOne alustan, DigiOne palveluiden sekä DigiOne ekosysteemin osalta 12 euroa per Oppija vuodessa ja DigiOne vaikutteisten palveluiden osalta 4-6 euroa per Oppija vuodessa.

Koska Vantaa vastaa hankkeen rahaliikenteestä ja maksaa hankkeen kustannukset, Vantaalle palautetaan edelläkävijäpalautuksena sen maksamat investointikulut vähennettynä Vantaan liittymismaksuilla eli yhteensä noin 4,2 milj. euroa.

Sopimusluonnos liittymissopimuksesta liitteineen, hankkeen alustava vaikutusten arviointi ja toteutusvaihtoehtojen vertailu ovat tämän päätösesityksen liitteinä.

Asia käsitellään ruotsinkielisessä opetus- ja varhaiskasvatusvaliokunnassa 15.12.2020 ja suunnitelmien mukaan kaupunginhallituksessa tammikuussa 2021. DigiOne on yksi sivistystoimen hankkeista kaupungin v. 2021-23 Digitalisaatio-ohjelmaesityksessä, jota käsitellään KH:ssa joulukuussa 2020.

Liitteet:

1. DigiOne-yhteistyösopimus ja sen liitteet:
   1.      Maksuliikennekuvaus (Päivitetty 01.12.2020)
   2.      Hankkeen aikainen hallintamalli
   3.      Vastuunjakotaulukko DigiOnen ja Tieran välillä (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   4.      Resurssi- ja palvelusuunnitelma sekä hinnasto Tiera ja liitteen muutosliite 1.4.1 (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   5.      Muiden edelläkävijäkuntien resurssisuunnitelma
   6.      Integraatioalustapalvelujen ICT-palvelujen palvelutasokuvaus (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   7.      Palvelumalli (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 17 k. ja 20 k.)
   8.      Avoimen lähdekoodin strategia
   9.      Alustava Hankesuunnitelma 9.6.2020 ilman liitteitä (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 17 k. ja 20 k.)
   10. Alustava jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen aikainen hallintamalli
   11. Alustava Tieran Opetuksen ja kasvatuksen liiketoimintasuunnitelma (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   12. Luonnos Asiakaskohtaiseksi palvelusopimukseksi

2. Kannattavuuslaskelma
3. EVA-vaikutusten arviointi
4. Sopimus liittymisestä DigiOne-yhteistyösopimukseen

Sivistystoimenjohtaja:

Valiokunta esittää, että KH päättää

a)      hyväksyä liitteen mukaisen DigiOne-liittymissopimuksen ja edellyttäen, että muut edelläkävijäkunnat hyväksyvät liittymissopimuksen, valtuuttaa kaupunginjohtajan tekemään tarvittaessa yhteistyösopimukseen vähäisiä teknisiä muutoksia;

b)      valtuuttaa kaupunginjohtaja, edellyttäen, että kaikki edelläkävijäkunnat hyväksyvät muutoksen, allekirjoittamaan yhteistyösopimuksen muutos, jolla mahdollistetaan uuden kuntatoimijan liittyminen yhteistyösopimukseen alkuperäisiä sopimusehtoja noudattaen;

c)       nimetä sivistystoimenjohtaja Heidi Backmanin DigiOne-hankkeen ohjausryhmän jäseneksi ja todeta, että sivistystoimenjohtaja nimeää edustajat muihin hankkeen hallintamallin mukaisiin elimiin;

d)      valtuuttaa Vantaan kaupungin toimivaltaisen viranhaltijan tai toimielimen hyväksymään ja allekirjoittamaan DigiOne-hankkeen hankintoja koskevat ratkaisut ja päätökset. Lisäksi Vantaan kaupungin toimivaltainen viranhaltija tai toimielin valtuutetaan käsittelemään mahdollisen hankintaoikaisuvaatimuksen ja tekemään sitä koskeva päätös sekä antamaan vastineet markkinaoikeuteen ja korkeimpaan hallinto-oikeuteen mahdollisen valituksen johdosta.

Valiokunta esittää edelleen kaupunginhallitukselle ja kaupunginvaltuustolle hyväksyttäväksi, että sivistystoimen hallinnon talousarvion 2021 määrärahaa lisätään 99 400 € euroa.

..........

Oppimisympäristöjen kehittäjä esitteli hanketta valiokunnalle.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

KH 25.01.2021 § 10  

49/00.04.01.00/2021  

Asiaa käsiteltiin ruotsinkielisessä opetus- ja varhaiskasvatusvaliokunnassa 15.12.2020. Asia palautettiin valmisteluun lisäselvityksiä varten, mm. vaihtoehtoisten liittymisajankohtien, rahoituksen, kustannuslaskelmien sekä kaupungin resursoinnin osalta. Lisäselvitysten jälkeen asia hyväksyttiin kokouksessa 19.1.2021 § 7 (käsittely oheismateriaalina).

SOVV:n 9.12.2020 ja SUUS:n 15.12.2020 käsittelyn jälkeen päätösehdotusta on hallintosäännön perusteella tarkennettu siten, että hankkeeseen liittymistä ja lisämäärärahan myöntämistä esitetään valtuustolle, mutta sopimuksen hyväksymisestä ja sopimuksen mahdollisista päivityksistä päättää kaupunginhallitus. Muista valiokunnille esitetyistä seikoista ei tarvita luottamustoimielimen päätöstä. Kaupungin päätös on toki riippuvainen edelläkävijäkuntien hyväksynnästä.

Liittymismaksutaulukkoon (liite 2) on valiokuntakäsittelyn jälkeen tullut joitakin muutoksia, kun Unelmakoulualustan kustannukset tulivat myös mukaan vähennettäviksi kustannuksiksi. Lisäksi hankeaika on tarkentunut. Kumulatiivinen takaisinmaksuaika on nykytietoihin perustuvalla laskelmalla hankkeen loppumisen jälkeen noin 2 vuotta.

Kaupunginjohtaja Christoffer Masar:

....

Oppimisympäristön kehittäjä Taru Hakulinen, sivistystoimenjohtaja Heidi Backman sekä DigiOne hankejohtaja Kirsi Lehto Vantaan kaupungilta esittelivät hanketta.

Varapuheenjohtaja Tiina Rintamäki-Ovaska esitti puheenjohtajan kannattamana, että Kauniainen ei tässä vaiheessa liittyisi hankkeeseen.

Jäsen Salminen esitti jäsen Johanssonin ja jäsen Stoltin kannattamana, että kaupunki osallistuisi hankkeeseen 30 % panostuksella.

Suoritetussa äänestyksessä, jossa Rintamäki-Ovaskan esitystä kannattavat äänestivät "jaa" ja Salmisen ehdotusta kannattavat äänestivät "ei", Rintamäki-Ovaskan esitys voitti äänin 3-3 (Johansson, Salminen, Stolt), yhden äänestäessä tyhjää (Pesonen), puheenjohtajan äänen ratkaistessa.

Suoritetussa äänestyksessä, jossa pohjaehdotusta kannattavat äänestivät "jaa" ja varapuheenjohtaja Rintamäki-Ovaskan ehdotusta kannattavat äänestivät "ei", vastaehdotus voitti äänin 6-1 (Pesonen).

Päätös:

Liitteet:

1. DigiOne-yhteistyösopimus ja sen liitteet:
   1.      Maksuliikennekuvaus (Päivitetty 01.12.2020)
   2.      Hankkeen aikainen hallintamalli
   3.      Vastuunjakotaulukko DigiOnen ja Tieran välillä (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   4.      Resurssi- ja palvelusuunnitelma sekä hinnasto Tiera ja liitteen muutosliite 1.4.1 (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   5.      Muiden edelläkävijäkuntien resurssisuunnitelma
   6.      Integraatioalustapalvelujen ICT-palvelujen palvelutasokuvaus (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   7.      Palvelumalli (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 17 k. ja 20 k.)
   8.      Avoimen lähdekoodin strategia
   9.      Alustava Hankesuunnitelma 9.6.2020 ilman liitteitä (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 17 k. ja 20 k.)
   10. Alustava jatkokehitys- ja ylläpitovaiheen aikainen hallintamalli
   11. Alustava Tieran Opetuksen ja kasvatuksen liiketoimintasuunnitelma (salassa pidettävä JulkL 24 § 1 mom. 20 k.)
   12. Luonnos Asiakaskohtaiseksi palvelusopimukseksi

2. Kannattavuuslaskelma
3. EVA-vaikutusten arviointi
4. Sopimus liittymisestä DigiOne-yhteistyösopimukseen

Oheismateriaali:

Ruotsinkielisen opetus- ja varhaiskasvatusvaliokunnan päätös 19.1.2021 § 7