Kaupunginhallitus
Protokoll 11.01.2021/Paragraf 5

KH 11.01.2021 § 5  

25/07.01.03.02/2021  

Lisätiedot:

tiedonhallintasihteeri Karola Nyman, puh. 050 411 0756

hallintojohtaja Camilla Söderström, puh. 050 411 0205

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Julkisen hallinnon organisaatioiden tulee hallita asiakirjatietojaan siten, että niiden käsittelyssä täyttyvät lainsäädännön vaatimukset mm. asiakirjatietojen julkisuuden ja salassapidon sekä säilyttämisen ja hävittämisen osalta. Tiedonohjaussuunnitelman (TOS) lähtökohtana on tuottaa asiakirjatiedon käsittelyn ja hallinnan edellyttämät metatiedot automaattisesti operatiiviseen tietojärjestelmään, jossa asiakirjatietoa käsitellään. Tiedonohjaussuunnitelman rakenne ja sen pakolliset metatiedot täyttävät arkistolaitoksen SÄHKE2-määräyksen vaatimukset. Määräys edellyttää asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietojärjestelmissä ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan sähköisen säilyttämisen.

Kauniaisten kaupungin operatiivisen järjestelmän eli asianhallintajärjestelmä Dynastyn uusi versio on otettu käyttöön 1.1.2021. Ennen version vaihdosta on laadittu asianhallinnan pohjana oleva tiedonohjaussuunnitelma.

Tiedonohjaussuunnitelma on kuntakohtainen ja laadittu kunnan asiakirjahallinnon sekä toimialakohtaiset prosessit tuntevien viranhaltijoiden yhteistyönä. Tiedonohjaussuunnitelman rakenne perustuu Kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen, joka on luettelo kunnan lakisääteisistä tehtävistä sekä tuki- ja ylläpitotehtävistä.

Tiedonohjaussuunnitelma on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, joka ohjaa asiakirjallista tietoa sähköisen tiedonohjausjärjestelmän kautta. TOS on prosessinmukainen kuvaus organisaation toiminnasta ja siihen on kuvattu toimintaprosessien lisäksi käsittelyvaiheisiin liittyvät toimenpiteet, prosessin eri vaiheisiin osallistuvat henkilöt, asiakirjojen ja tietojen syntyminen, rekisteröinti, säilytys, julkisuus sekä asiakirjojen ja tietojen käsittely.

Kauniaisten hallintosäännön 44 §:n kohdan 3) mukaan kaupunginhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta).

Kaupunginhallitus on 27.11.2017 § 267 hyväksynyt Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen, jonka mukaan keskusarkiston vastuunalainen arkistonhoitaja tarkistaa ja hyväksyy tiedonohjaussuunnitelmien versiot käyttöön.

Oheismateriaalina on tiedonohjaussuunnitelma tehtäväluokittain. Koko tiedonohjaussuunnitelma on nähtävillä kokouksessa.

Kaupunginjohtaja Christoffer Masar:

Kaupunginhallitus vahvistaa käyttöön Kauniaisten kaupungin tiedonohjaussuunnitelman.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Oheismateriaali:

Tiedonohjaussuunnitelma tehtäväluokittain