Stadsfullmäktige
Föredragningslista 18.05.2026/Ärendenr. 4

STF 18.05.2026    

23/02.02.00.01/2026  

Mer information:

it-chefen Peter Soinu, tfn 040 631 590

förvaltningsdirektören Hanna Ormio, tfn 040 637 3683.

fornamn.efternamn@grankulla.fi

Bakgrunden till utredningen om produktionssätten

Stadsstyrelsen beslutade 28.10.2024 (§ 153) att inleda utredningar om produktionssätten inom olika sektorers tjänster och förvaltningens verksamhet för att å ena sidan balansera ekonomin och å andra sidan utveckla processerna. Produktionssätt är grovt taget produktion av tjänster i egen regi, som samarbete mellan kommuner eller som köpta tjänster.

En utredning om produktionssätten innebär att olika möjliga produktionssätt för en viss funktion utreds internt eller externt med hjälp av en konsult. Syftet med utredningarna är att få en uppfattning om huruvida tjänsten kan framställas på ett effektivare sätt eller mer ändamålsenligt än för närvarande.

Ett av föremålen för utredningarna om produktionssätten var stadens it-tjänster. Staden beslutade att genomföra utredningen som ett konsultarbete. I konsulttjänsten som konkurrensutsattes bad staden att åtminstone utreda följande i fråga om it-tjänsterna: nuläget och organiseringen, möjliga produktionssätt för tjänsterna och alternativ till dem, resurser och kompetens, datasäkerhet och riskhantering, datasystem och teknisk infrastruktur, kostnadsmässigt och ekonomiskt perspektiv samt framtida utvecklingsbehov och strategisk riktning. Stadsdirektören fattade ett upphandlingsbeslut 20.8.2025 (§ 6) där CGI Suomi Oy valdes till tjänsteleverantör.

Stadsstyrelsen antecknade 19.1.2026 (§ 3) för kännedom utredningen om produktionssätten inom it-tjänsterna och konsultredogörelsen från CGI Suomi Oy. Därtill diskuterade stadsstyrelsen fortsatta åtgärder.

Utredningen gav förslag på olika fortsatta åtgärder.

Föreslagna åtgärder i utredningen om produktionssätten

Av utredningen om produktionssätten framgår att utgångspunkten för utvecklingen av stadens dataadministration är att stärka grunden innan staden beslutar om vilka delar som görs i egen regi och vilka som eventuellt outsourcas.

Fokus ligger alltså inte på outsourcingen utan på gemensamma principer och indikatorer, val av samarbetspartner och styrning av anskaffningar så att verksamhetsmodellen är stabil och enhetlig. Vi kan skapa inbesparingar och effektivitet  framför allt genom att genomföra strukturella förbättringar och förnyelser inom ledarskapet.

Ett av genombrottsprojekten i stadens nya strategi 2026– är utveckling av ledarskapet och arbetssätten (strategitabellen finns nedan).

2.4 Utveckling av ledarskapet och arbetssätten

Stadens it-tjänster bör utvecklas mot att bli en strategisk partner för sektorerna, så att det är möjligt att genomföra sektorernas utvecklingsprojekt. Där ingår bland annat digitala arbetsverktyg, automation, förnyande av processer och anskaffning av system enligt mellanresultaten i strategin 2026–. Även globalt har verksamhetsmiljön ändrats så mycket att it i nuläget är en väsentlig del av all verksamhet inom organisationer. Dataadministrationen inverkar direkt på all utveckling, ökad produktivitet och vidare på kommuninvånarnas tjänster.

Faserna i utvecklingen av verksamheten

Enligt den schemalagda färdplanen i utredningen om produktionssätten framskrider utvecklingen i tre faser.

År 2026 (–2027) fokuserar vi på att stärka grunden och förbättra styrningen. Bland annat ska vi centralisera styrningen och koordineringen av IKT-anskaffningar, stärka leverantörskontrollen och avtalsstyrningen, förenhetliga dataskyddspraxisen och tillsammans med sektorerna bygga upp en gemensam IKT-styrnings- och verksamhetsmodell. Dessutom utvecklar vi transparensen kring kostnader och rapporteringen av dem.

År 2027 (–2028) flyttar vi fokuset på att effektivisera och förenhetliga verksamheten. Då utvecklar vi IKT-tjänsterna och leverantörssamarbetet systematiskt, säkerställer att datasäkerheten och dataskyddet ständigt fungerar, inför nya verksamhetssätt på ett bredare plan och höjer nivån på det informationsbaserade ledarskapet och kostnadseffektiviteten.

År 2028 (–2029) övergår vi till etablering av verksamheten och kontinuerlig utveckling, där IKT blir en strategisk partner: Vi fattar informationsbaserade beslut om vad staden producerar själv och vad staden köper in, leder IKT-tjänsterna enligt målen i stadens strategi, jämför tjänster och leverantörer utifrån genomslag och inte endast på basis av kostnader och inriktar resurserna på sådant, där digitaliseringen ger den största nyttan.

Utvecklingskostnader

Utvecklingskostnaderna för åtgärderna enligt utredningen hänför sig till de följande tre åren (i praktiken hänför sig merparten till åren 2027–2029).

Vid utarbetandet av budgeten 2026 hade vi inte möjlighet att förbereda oss på de kostnader som utredningen om produktionssätten förutsätter, eftersom utredningen blev klar i december 2025. För att it-tjänsterna ska kunna välja en utvecklingspartner behöver enheten ett tilläggsanslag år 2026 för upphandling av en konsulttjänst inom konkurrensutsättning och för en projektchefs lön för slutet av året. Dessutom kan vi internt planera och inleda en del utvecklingsåtgärder genom att utnyttja existerande samarbetspartner redan innan vi hittar den egentliga utvecklingspartnern. Behovet av ett tilläggsanslag år 2026 är totalt 110 000 euro.

Staden behöver en konsult inom konkurrensutsättning för att ordna anbudsförfarandet i fråga om utvecklingspartnern. Konkurrensutsättningen förutsätter specialkompetens som staden inte besitter. Ett eventuellt misslyckat val av utvecklingspartner i konkurrensutsättningen kunde leda till betydande operativa och ekonomiska utmaningar.

Staden rekryterar en projektchef för tre år för att leda det stadsomfattande utvecklingsprojektet. De nuvarande resurserna inom it-tjänsterna räcker inte till för det här. Projektchefens lön har beräknats utifrån it-huvudplanerarens lön i nivålönesystemet.

För de följande tre åren (2027–2029) behövs cirka 1,2 miljoner euro för de föreslagna utvecklingsåtgärderna i utredningen om produktionssätten.

Stadsstyrelsen beslutade 23.3.2026 (§ 43)

• att staden inom utvecklingen av dataadministrationen för hela staden framskrider enligt CGI Suomi Oy:s utredning om produktionssätten, daterad 19.12.2025,

• att staden inleder en konkurrensutsättning om valet av en extern partner som får uppgiften att ansvara för processen kring konkurrensutsättning och upphandling av en it-utvecklingspartner,

• att staden med hjälp av en extern partner inleder konkurrensutsättningen och upphandlingen av en it-utvecklingspartner och befullmäktigar stadsdirektören att godkänna och underteckna anbudsbegäran i fråga om anbudsförfarandet i valet av en utvecklingspartner för it-tjänsterna.

Stadsstyrelsen är medveten om att projektet fortsätter åren 2027, 2028 och 2029 och att det i budgetarna kommer att behövas totalt 1,2 miljoner euro för att föra utvecklingsprojektet framåt enligt de faser som förs fram i utredningen om produktionssätten och 70 000 euro/år för att anställa en projektchef i tre år. Hur summan fördelar sig på de olika åren och mellan driftsekonomin och investeringarna preciseras i beredningen av budgeten för varje år.

Dessutom beslutade stadsstyrelsen att föreslå att fullmäktige år 2026 beviljar it-tjänsterna inom allmänna förvaltningen ett tilläggsanslag på 110 000 euro enligt det föreslagna i föredragningstexten för att framskrida i enlighet med utredningen om produktionssätten inom it-tjänsterna.

Stadsstyrelsen:

Beslut: