Stadsfullmäktige
Föredragningslista 14.09.2026/Ärendenr. 12

STF 14.09.2026    

303/00.02.10.06/2026  

Mer information:

förvaltningsdirektören Hanna Ormio, tfn 040 637 3683

it-chefen Peter Soinu, tfn 040 631 5901

fornamn.efternamn@grankulla.fi

På fullmäktiges sammanträde 8.6.2026 § 42 lämnades en skriftlig fråga in till stadsstyrelsen om stadens beroende av utländska it-tjänster. Frågan hade undertecknats av ledamoten Mollgren med flera. Antalet frågeställare överstiger en fjärdedel av ledamöterna. Frågan finns som bakgrundsmaterial.

Enligt 108 § i förvaltningsstadgan ska en fråga som fullmäktige ställt till stadsstyrelsen besvaras på fullmäktiges sammanträde 14.9.2026.

Förvaltningsstadgan 108 § Fråga till stadsstyrelsen

Minst en fjärdedel av fullmäktigeledamöterna kan ställa en skriftlig fråga om stadens verksamhet och förvaltning till stadsstyrelsen. Stadsstyrelsen ska besvara frågan senast vid det första fullmäktigesammanträde som hålls efter att en månad förflutit sedan frågan framställdes eller alternativt meddela varför det inte har varit möjligt att ge ett svar. Om det vid behandlingen av frågan framställs ett understött förslag om att tillsätta ett tillfälligt utskott som ska utreda det som frågan avser, ska fullmäktige fatta beslut om huruvida ett utskott tillsätts. Andra beslut får inte fattas i ärendet.

Stadsstyrelsen konstaterar följande som svar på avsnitten i frågan:

1.    Vilka av stadens centrala digitala tjänster stöder sig mot tjänsteleverantörer utanför EU-området och vilket lands lagstiftning omfattas administrationen av data i dessa tjänster av?

2.    Har staden bedömt riskerna med att staden är beroende av tjänsteleverantörer utanför EU-området, särskilt risker som hänför sig till kontinuiteten i verksamheten?

På stadsnivå har inte riskerna med beroendet av tjänsteleverantörer utanför EU-området bedömts. Staden följer hela tiden statens åtgärder som också ansluter till beroendet av Microsofts program.

Bildningssektorn bedömer alla digitala tjänster från ett dataskyddsperspektiv före ibruktagandet enligt stadens processer för konsekvensbedömning. Alla tjänster som används ska uppfylla GDPR-kraven.

I samband med införandet av Google Workspace for Education år 2023 lät utbildningsväsendet en extern expert göra en datasäkerhets- och dataskyddsauditering av tjänsten. Separata bedömningar av särskilt beroendet och kontinuiteten i verksamheten gjordes inte.

Inom bibliotekstjänsterna är det Innovative som är tjänsteleverantör av bibliotekssystemet Sierra. Innovative är en del av det amerikanska Clarivate. Applikationen och kundregistret befinner sig helt i Vivictas (före detta TietoEvry) serversal inom EU-området (i Finland). Vivicta ansvarar för den operativa tjänsten. Systemleverantören står för applikationens stödtjänst. Helmet-biblioteken, som Grankulla ingår i, ska under år 2027 övergå till ett bibliotekssystem från en dansk leverantör.

Ungdomstjänsterna använder i sin kommunikation och verksamhet tjänster och kanaler där även ungdomarna finns. Många av de kommunikations-, spel- och nätverkstjänster som är omtyckta av ungdomar är sådana som amerikanska eller andra internationella aktörer erbjuder.

Ungdomstjänsterna använder följande tjänster av tjänsteleverantörer utanför EU-området: Canva, Instagram, Facebook, Snapchat, Steam, Discord, Epic Games, Riot Games, EA App, WhatsApp och Signal.

När det gäller användningen av de här tjänsterna är det väsentliga att inga personuppgifter eller andra känsliga data matas in i dem. Dessutom är inte en enda av tjänsterna ensam ett kritiskt system för produktionen av ungdomstjänsternas lagstadgade tjänster. Om någon enskild tjänst inte längre går att använda eller om användarvillkoren ändras kan kommunikationen och verksamheten överföras till de andra tjänsterna som används. Därmed är beroendet av en enskild tjänsteleverantör liten med tanke på kontinuiteten i verksamheten. Staden utvärderar kontinuerligt användningen av tjänster med tanke på ändamålsenlighet, dataskydd och datasäkerhet. De kanaler som används kan vid behov bytas om ungdomarnas användningssätt och verksamhetsmiljön ändras.

3.    Har staden utrett europeiska alternativ eller program med öppen källkod vid lämpliga användningsfall?

Staden har inte utvärderat europeiska alternativ eller program med öppen källkod. Staden följer statens åtgärder som också ansluter till beroendet av Microsofts program.

Inom undervisningsväsendet är Google (och Microsoft) i praktiken de enda tjänsteleverantörerna som för tillfället erbjuder en helhetslösning för skolornas digitala miljö. Tjänsten omfattar administrering av it-utrustning och användarhantering, lärplattform och andra digitala verktyg, kommunikation, inloggningslösningar och datasäkerhet. Även om det finns europeiska alternativ (till exempel Nextcloud och Moodle) för enskilda delområden, så finns det inte vetskap om praxis inom kommunsektorn i Finland om att Google Workspace eller Microsoft 365 i sin helhet skulle ha ersatts med en europeisk lösning eller program med öppen källkod. I praktiken är alla kommuner mycket beroende av antingen Googles eller Microsofts ekosystem.

Ungdomstjänsternas listade tjänster är i huvudsak kommunikations-, spel- och nätverkstjänster. Där sparas inte ungdomstjänsternas personregister och ingen av tjänsterna är ensam kritisk för producerandet av stadens lagstadgade tjänster. Därmed är risken för kontinuiteten i verksamheten avsevärt mindre än i stadens centrala operativa datasystem. Därför har staden tills vidare inte ansett att det är nödvändigt att särskilt fokusera på tjänsteleverantörer inom EU, om ungdomarna de facto använder andra kanaler.

Stadsstyrelsen:

Beslut:

Bakgrundsmaterial:

Fullmäktiges fråga