Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik
Protokoll 19.01.2021/Paragraf 7

395/00.04.01/2020

SUUS 15.12.2020 § 90

Mer information:

bildningsdirektör Heidi Backman, tfn 050 566 8800

lärmiljöutvecklare Taru Hakuinen, tfn 050 331 3371

IT-utvecklingschef för dataadministrationen

Tuija Gustavsson, tfn 050 337 4997

fornamn.efternamn@grankulla.fi

DigiOne-projektet

DigiOne-projektet implementerar en landsomfattande digital plattform som sammanför inlärnings- och utbildningssystem, och samlar på ett användarvänligt sätt all information, system och tjänster som används av läraren, eleven, rektor, vårdnadshavarna och administrationen. Målet för systemet är att för undervisningssektorn skapa ett landsomfattande digitalt ekosystem, dit även andra som ordnar utbildning och är aktiva inom branschen kan ansluta sig till, och som täcker tjänster allt från småbarnspedagogiken till andra stadiet. Målet är att skapa nytta för alla aktörer i ekosystemet. Den digitala plattformen skapas direkt från början på finska, svenska och engelska.

Projektets mål är att främja inlärning och skapa välmående på lång sikt. Detta beror också på de förändringar som krävs i de nya läroplanerna och de möjligheter som digitaliseringen medför, vars nyttjandebehov stärkts ännu mer under de exceptionella omständigheterna våren 2020.

Syftet med den digitala plattformen och ekosystemet som planeras och konstrueras i projektet är att stödja läraren att genomföra nya läroplaner och framtidens pedagogiska inriktning. Lokala och olika språkgruppers läroplaner kommer också att synliggöras i portalen. Målet är att hjälpa eleven att koncentrera sig på inlärningen och läraren på inlärningsstödet samt erbjuda mer jämlika utgångspunkter för inlärning. Med hjälp av den systemintegrerande serviceportalen söker man efter möjligheter att automatisera arbetet och samla in information från olika källor för att stödja ledande och beslutsfattande.

Vanda stads dataadministration och utbildningsväsende började år 2018 med en pilotstudie om att förnya inlärningens tjänste- och systemhelhet. Systemfältet som var i bruk var väldigt spretigt både funktionellt och tekniskt och av de nuvarande systemen är en del helt klart i slutet av sin livscykel. I undersökningen märkte man att den önskade helhetslösningen inte fanns tillgänglig på marknaden.

Vandas stadsstyrelse beslöt den 20 maj 2019 (11 §), att Vanda söker Business Finland Ab:s finansiering för DigiOne-projektet. Samtidigt band sig stadsstyrelsen till att, ifall Business Finland Ab finansierar projektet, deltar Vanda med en lika stor summa till finansieringen som Business Finland Ab. Den 18 juni 2019 fattade Business Finland Oy ett beslut (finansieringsbeslut för utveckling av offentliga aktörer 1147/31/2019), enligt vilket det kommer att bidra med 5,4 miljoner euro till finansieringen av projektet. Efter beslutet från Business Finland Oy har Vanda stadsstyrelses beslut om åtagande trätt i kraft och projektets uppskattade storlek är 10,8 miljoner euro.

Anslutningsavtal

Syftet med anslutningsavtalet är att avtala om Grankullas anslutning som en pionjärpart i samarbetsavtalet. Genom att underteckna detta avtal kommer Grankulla att bli en avtalsslutande part i samarbetsavtalet och få de rättigheter och skyldigheter som anges i samarbetsavtalet för den avtalsslutande parten som tillhör gruppen "Övriga pionjärkommuner".

Samarbetsavtal

Samarbetsavtalet utgör stadgarna för DigiOne-projektet.

Esbo, Uleåborg, Tammerfors, Åbo, Vanda och Tiera har ingått DigiOne Samarbetsavtalet xx.xx.2020 (nedan kallat "Samarbetsavtal"). Med samarbetsavtalet har städerna och Tiera kommit överens om konstruerandet av DigiOne-serviceplattformen för fostran och utbildning samt om samarbetet med vilket serviceplattformen och ekosystemet kring den kommer att implementeras.

Enligt samarbetsavalet kan man under projektets gång dessutom ansluta max tre pionjärkommuner till avtalet förutsatt att alla pionjärkommuner godkänner anslutningen och att anslutningen inte äventyrar Tieras interna position.

I avsnitt 7.7 i samarbetsavtalet anges följande angående anslutningen av nya pionjärer, på grund av vilka anslutningsavtalet utarbetades:

De kommuner som har gått med i avtalet som Pionjärkommuner efter ovan nämnda kommuner har samma rättigheter och skyldigheter som de Pionjärkommuner som gick med i den första fasen. Vid tidpunkten för anslutningen förtydligas beskrivningen av betalningstransaktioner i bilaga 1 till avtalet således, att abonnentens obligatoriska anslutningsavgift läggs till på det viset, att nya kommuners anslutning under projektfasen inte minskar de obligatoriska anslutningsavgifterna för Pionjärkommunerna som ursprungligen gick med, utan de obligatoriska anslutningsavgifterna kommer främst att användas för återbetalningar åt Pionjärkommunerna och vid behov i andra hand för att korrigera eventuella fel som finns i DigiOne och för att finansiera vidareutvecklingen av DigiOne.

Redan i början av projektet stod det klart att man vill ha med så många service- och systemleverantörer, kommuner och städer som möjligt, liksom andra aktörer inom området. Målet att utveckla ett nationellt skalbart system har också legat till grund för finansieringen av Business Finland Oy. Efter att projektet startat har Vanda, Esbo, Uleåborg, Tammerfors och Åbo (senare Pionjärkommuner) samt Kommunernas Tiera Oy (nedan kallad Tiera) avtalat om ett samarbetsavtal, varigenom Pionjärkommunerna och Tiera skapar DigiOne genom samarbete.

Samarbetet möjliggör omfattande totala besparingar inom kommunfältet, då kommunerna istället för att konstruera sina egna portaler samarbetar och kan använda Business Finland Ab:s finansiering på 5,4 miljoner euro, tillsammans med Vanda som värdkommun för projektet. Alla parter i ekosystemet har nytta av samarbetsavtalet, eftersom man kan ta i beaktande alla kommunanvändarnas behov i konstruktionsskedet samt erbjuda tredje parter, såsom producenter av olika lärotjänster, ett enhetligt och vida använt ekosystem på kommunfältet. Samarbetsavtalet och alla Pionjärkommuners deltagande i projektet garanterar även att undervisnings- och kulturministeriet, som för närvarande skapar spelregler för den digitala inlärningen, kan delta i rollen som blivande finansiär och rådgivare för utvecklingen av ekosystemet. På detta sätt beaktas också Pionjärkommunernas åsikter vid utarbetandet av nationell lagstiftning, förordningar och riktlinjer.

Samarbetsavtalet delas in i projektfas, fortsatt utvecklingsfas och underhållsfas.

Under projektfasen är det meningen att Pionjärkommunerna och Tiera ska utveckla DigiOne:s ekosystem och serviceportal tillsammans med de serviceproducenter som hör till ekosystemet, så att lösningen är i användning i flera kommuner och så att andra kommuner för sin del kan delta i de fortsatta utvecklingskostnaderna för DigiOne. Målet med projektet är inte att bringa vinst, utan att skapa en gemensam serviceportal som underlättar kommunernas småbarnspedagogik och producerandet av utbildningstjänster och att skapa ett ekosystem kring den.

Efter att man gått över till den fortsatta utvecklingsfasen och underhållsfasen, överlåts DigiOne till Tieras administration och tjänsten utvecklas med målet att få ekosystemet i så bred användning som möjligt. Tiera marknadsför tjänsten till sina egna ägarkunder. Då nya kommuner ansluter sig till DigiOne, förbinder sig Tiera till att använda anslutningsavgifterna för vidareutveckling av ekosystemet. Projektet har också förhandlat om eventuell annan finansiering för vidare utveckling.

Samarbetsavtalets innehåll

Enligt samarbetsavtalet styr Pionjärkommunerna och Tiera projektet genom en gemensam styrgrupp såväl som genom andra institutioner i projektledningsmodellen. I samarbetsavtalet kommer parterna överens om ett förfaringssätt som påminner om en alliansmodell, där parterna förbinder sig att arbeta enligt principen DigiOne:s bästa och att gemensamt bära ansvaret för projektet.

Under vidareutvecklingsfasen och underhållsfasen administreras DigiOne enligt Tieras administrationsmodell så att man formar en egen affärsverksamhetsenhet kring DigiOne.

Enligt samarbetsavtalet är de mest centrala uppgifterna för DigiOne-projektet

Pionjärkommunernas uppgifter under projektfasen inkluderar betalning av anslutningsavgifter och underhåll och andra betalningar enligt avtalet, att göra resurserna enligt avtalet tillgängliga för projektet och att delta i den gemensamma förvaltningen av projektet enligt avtalets administrationsmodell.

Vanda fungerar som värdkommun för projektet, så Vandas uppgift under projektfasen är att implementera riktlinjerna för styrgruppen och andra organ i ledningsmodellen under projektet så att projektet genomförs i enlighet med avtalet, projektplanen och finansieringsvillkoren.

Tiera kommer att göra de resurser som beskrivs i avtalets resursplan tillgängliga för projektet kostnadsfritt eller mot en avgift som anges i resursplanen, och kommer att tillhandahålla uppdateringar och utvecklingsarbete för Tiera-integrationsplattformen och integrationsplattformen för användning av DigiOne-ekosystemet.

Då projektet avslutats och vidareutvecklings- och underhållsfasen börjar flyttas ägandet över till Tiera. Tiera sköter om ibruktagningarna av DigiOne, anslutnings- och helhetsmässigt. Dessutom sköter Tiera om administration, marknadsföring och vidareutveckling samt att föra tjänsten vidare till riksomfattande användning. I avtalet åtar sig Pionjärerna att använda DigiOne och göra underhållsbetalningar till Tiera fram till slutet av 2028.

Eftersom detta är ett samarbetsavtal om DigiOne-ekosystemet som ska utvecklas för parternas gemensamma användning, kan avtalet inte sägas upp, utan Pionjärkommunerna och Tiera har åtagit sig avtalets skyldigheter fram till 2028. Uppsägning av avtalet är endast möjligt på grund av ett väsentligt avtalsbrott av den andra parten. Samarbetsavtalet innehåller en förhandlingsskyldighet vid projektstörningar.

Parternas betalningsskyldigheter och pionjäråterbetalning till Vanda

Anslutningsavgiften per anslutare är 20 000 euro/anslutare. Dessutom betalas en andel på 10 euro/elev

De obligatoriska anslutningsavgifterna för Pionjärkommuner är enligt aktuella elevantal räknat på följande sätt:

Grundunderhållsavgiften under projektfasen är 1 euro/elev/månad och 10 % av det betalas under projektfasen för Pionjärkommunernas grundskole- och gymnasieelever. Grundunderhållsavgiften betalas från den stunden, då den första delmängden i projektet har överlåtits åt Tiera. Om en Pionjärkommun dessutom har tagit DigiOne i produktionsanvändning för förskoleundervisning eller yrkesutbildning under projektfasen, ska Pionjärkommunen betala en grundunderhållsavgift för dessa elever från det faktiska antalet elever från början av deras produktionsanvändning.

Styrgruppen har befogenheter att göra linjedragningar för storleken av underhållsavgiften för att motsvara reella utgifter eller avbrytande av projektet. Målnivån för underhållsavgiften i vidareutvecklings- och underhållsfasen är 12 euro/elev/år för DigiOne-plattformen, DigiOne-tjänster och DigiOne-ekosystemet och 4-6 euro/elev/år för DigiOne-inflytelserika tjänster.

Eftersom Vanda ansvarar för projektets kassaflöde och betalar projektkostnaderna kommer Vanda att ersättas som en pionjär för de investeringskostnader den lagt ut, minus Vandas anslutningsavgifter, dvs. totalt cirka 4,2 miljoner euro.

Utkastet till anslutningsavtalet med dess bilagor, den preliminära konsekvensbedömningen av projektet och jämförelsen av genomförandealternativen bifogas detta förslag om beslut.

Ärendet godkändes av det finska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik den 9 december 2020 och behandlas enligt planerna i stadsstyrelsen den 11 januari 2021. DigiOne är ett av utbildningsprojekten i utkastet till digitaliseringsprogram för 2021-23 (SUUS 17.11.2020, SOVV 11.11.2020), som kommer att behandlas av stadsstyrelsen senare.

Bilagor:

Bilagor (endast för utskottets medlemmar):

Bildningsdirektören:

Utskottet beslutar att föreslå att STS beslutar

Utskottet föreslår att stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige godkänner en tilläggsbudget på 99 400 euro för bildningens förvaltning till budgeten 2021.

..........

Ordförande Colliander-Nyman föreslog understödd av viceordförande Hammarberg återremiss av ärendet för beredning.

Förslaget godkändes enhälligt.

Utskottet önskar följande tilläggsutredningar i ärendet:

Beslut:

Utskottet beslutade enhälligt remittering av ärendet för beredning.

Utskottet önskar följande tilläggsutredningar i ärendet:

SUUS 19.01.2021 § 7  

49/00.04.01.00/2021  

Utskottet remitterade ärendet 15.12.2020. De önskade tilläggsutredningarna presenteras här.

Tidpunktsalternativen för anslutning till avtalet och motiveringar till dessa

Projektet vill att pionjärkommunerna ansluter sig till projektet senast i februari 2021. Anledningen till tidtabellen är att de upphandlingar som görs inom projektet måste påbörjas och de kräver delaktighet och samtycke från de första pionjärkommunerna. Nästa möjlighet att gå med är tidigast 2024, men det finns ingen garanti för anslutning då, eftersom efterfrågan från kommuner att delta kan vara större än möjligheten för projektet att ta med nya kommuner är.

För Grankulla lönar det sig att gå med som en pionjärkommun, eftersom det garanterar oss en plats i projektet. I framtiden är tillgången mer osäker. Under projektfasen kommer vi att kunna påverka och definiera i vilken riktning DigiOne-tjänster ska utvecklas för att möta våra egna behov, medan de kommuner som kommer med senare får färdiga tjänster som inte på samma sätt kan skräddarsys enligt behov. Genom att gå med i ett tidigt skede kommer vi att med en snabbare tidtabell kunna ersätta de nuvarande icke ändamålsenliga systemen inom småbarnspedagogik och undervisning med nya tjänster som svarar mot Grankullas behov.

Grankulla har som den enda mindre kommunen blivit ombedd att delta redan i projektfasen, eftersom vi ses som en föregångare inom utbildning och man ser våra åsikter och vår expertis som viktiga i projektfasen. Dessutom skulle Grankulla spela en viktig roll i projektet när det gäller utvecklingen av svenskspråkiga tjänster. Pionjärkommunerna får IPR-rättigheter till det utvecklade arbetet. Inom projektet uppkommer nätverk med de deltagande stora städerna, däribland städerna i huvudstadsregionen, och med statliga organ (Undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata) och samarbete med tjänsteleverantörerna utvecklas som kommer att återspeglas i befintliga tjänster redan under projektet.

Det bör också beaktas att hela huvudstadsregionen är aktiv i utvecklingen av en ny plattform för småbarnspedagogik och undervisning och det är viktigt att Grankullas daghem och skolor från början skulle vara med i utvecklingen av en mer ändamålsenlig digital miljö. Vanda och Esbo deltar i DigiOne och Helsingfors utvecklar ett motsvarande system i egen regi.

Grankullas resurser i projektet under åren 2021-2023

Projektet behöver en projektchef med 80 %:s arbetstid för DigiOne. Resten av arbetstiden kan användas för t.ex. annan digitalisering av utbildningsaktiviteter. Projektledarens arbetsinsats börjar 3/20 och kommer att fortsätta till 9/2023. Andra nödvändiga resurser är personalens deltagande i ledningsgruppen, olika styrgrupper och projektgrupper.

En precisering av kostnadskalkylerna

Projektfasen pågår under åren 2021-2023. Därefter fasas de nuvarande icke ändamålsenliga systemen ut och DigiOne kommer att användas fullt ut. Alla kostnader relaterade till projektet, inklusive personalkostnaderna, är investeringskostnader till åtskillnad från vad som sades i föredragningen 15.12.2020.

De faktiska kostnaderna i euro (investeringskostnader åren 2021-2023)

År 2021: 99 400 €

År 2022: 101 400 €

År 2023: 71 400 €

Kostnaderna består av anslutningskostnader och personalkostnader. Personalkostnaderna inkluderar lönekostnaderna för projektchefen och andra som är involverade i projektet. För de andra involverade är det inte till alla delar fråga om verkliga tilläggskostnader för staden, utan fråga om en allokering av arbetstid, men vad gäller lärares insatser kan t.ex. resurser för vikarier behövas.

Kostnaderna för ibruktagandet under projektåren 2021-2023 är investeringskostnader och totalt 272 200 euro.

Projektet ger också upphov till inbesparingar jämfört med nuvarande system. De beräknade inbesparingarna uppskattas vara cirka 80 000 € per år och består av t.ex. arbete med system för administration och schemaläggning samt av sådant som hänför sig till upphandling, ibruktagande och datasäkerhet. När de beräknade besparingarna beaktas blir återbetalningsperioden för ibruktagandet av plattformen cirka 4 år efter projektfasens slut.

Projektets faktiska kostnader jämfört med nuvarande kostnader

Efter projektfasen kommer de årliga driftskostnaderna för DigiOne-plattformen att ligga på samma nivå som kostnaderna för nuvarande system. Den årliga kostnaden för DigiOne kommer att uppgå till cirka 38 000 euro, medan den årliga kostnaden för de nuvarande systemen (Kurre, Primus, Wilma, Drömskoleplattformen etc.) för närvarande är cirka 35 000 euro.

Kostnaderna för de nuvarande systemen kan emellertid inte direkt jämföras med kostnaden för det framtida systemet, som ger ett stort mervärde. Det som DigiOne erbjuder kommer att vara i en helt egen klass jämfört med vad de nuvarande olika systemen tillsammans kan erbjuda för småbarnspedagogiken och undervisningen. I DigiOne kommer t.ex. den nationella och lokala läroplanen att bli en synlig del av grunderna för undervisningen, vilket inget system hittills möjliggjort, och en kontinuerlig lärstig skapas som synliggör elevens kunnande för både eleverna och vårdnadshavarna med en början redan i småbarnspedagogiken. Det här är en viktig pedagogisk tanke som genomsyrat de senaste årens utveckling av det finländska utbildningssystemet och som vi också aktivt arbetat med inom bildningen i Grankulla. En betydande förbättring för Grankulla är dessutom att vi får ett gränssnitt till digi- och befolkningsystem, som hittills saknats inom undervisningen.

Modellen för förverkligandet

De viktigaste utvecklingsprinciperna för DigiOne-serviceplattformen är:

-          Ett ekosystemtänkande med en plattform av tjänster, som alla intresserade kommuner och tjänsteleverantörer och eventuellt t.ex. tredje sektorns aktörer kan gå med i.

-          Öppna datamodeller och gränssnitt (API)

-          Modularitet och mikrotjänstarkitektur med en plattform som utvecklas i mindre moduler så att användbara tjänster kan skapas snabbt. Modulerna kan bytas ut eller ersättas tack vare väldefinierade och hanterade gränssnitt (API).

-          Lean Agile-utveckling, som möjliggör en smidig utvecklingsmodell och inte kräver massiva kravspecifikationer i förväg.

-          Kontinuitet (skalbarhet och tillförlitlighet), med en plattform som planeras att anpassas till hela Finlands behov och som alltid är tillgänglig.

Tilläggsinformation: https://www.digione.fi/digione-kehittamismalli/

Kuntien Tieras roll i projektet

Kuntien Tieras roll beskrivs utförligt i avtalet och dess bilagor. Särskild uppmärksamhet har ägnats systemets kontinuitet och Kuntien Tieras ansvar för den fortsatta utvecklingen efter att systemet överförts till Kuntien Tieras administration.

Den vidareutveckling och det underhåll, som Kuntien Tiera kommer att ansvara för, inkluderar produkthantering, underhåll, support och vidareutveckling av produkten (enligt överenskommelse). Resurserna för detta är både interna och externa. När en del har överförts till vidareutvecklings- och underhållsfasen, dvs. produktion, kommer Kuntien Tiera att vara fullt ansvarig för underhåll och utveckling av tjänsten.

Under projektfasen delas ansvaret mellan Kuntien Tiera och styrgrupperna, projektgrupperna, ledningsgruppen och kommunerna.

Slutsatser och finansieringen

Kostnaderna för projektet är jämfört med liknande projekt inom andra sektorer rimliga. Målgruppen som berörs av DigiOne-tjänsten är stor, mer än 2 500 barn och elever, deras vårdnadshavare samt en personal på ca 370. De nuvarande systemen svarar inte längre mot dagens behov och staden behöver hur som helst förnya de administrativa samt pedagogiska systemen.

Projektet finansieras genom en tilläggsbudget för investeringsanslag för åren 2021-2023 på sammanlagt 272 200 euro, varav 99 400 euro för det första året 2021. Fyra år efter projektfasen har projektet betalat tillbaka sig och gett stadens bildning en digital infrastruktur som motsvarar dagens och framtidens krav på småbarnspedagogik och undervisning.

DigiOne presenteras också på projektets webbsida: https://www.digione.fi/digione-sve/

Bildningsdirektör Heidi Backman:

Beslut:

Enligt beslutsförslaget.